Am chestionat peste 2.000 de manageri și am identificat acțiuni care vă vor face munca cât mai eficientă. Descărcați și salvați cele mai necesare cinci liste de verificare pentru un manager.
nr 1. Lista de verificare pe care să o iei cu tine la interviu
Va ajuta:
- selectați doar persoanele de care aveți nevoie;
- ia o decizie informată în timpul unui interviu;
- nu cădea în farmecul candidatului.
nr 2. Lista de verificare pentru delegarea eficientă a autorității
Va ajuta:
- stabiliți cât de eficient delegeți autoritatea;
- detectarea și corectarea erorilor în delegare;
- schimba abordarea delegarii sarcinilor.
nr. 3. Lista de verificare pentru identificarea erorilor în activitatea companiei
Va ajuta:
- găsi punctele slabe departamentul de vanzari;
- corectarea eventualelor erori de management până la sfârșitul anului;
- cresterea indicatorilor cheie ai companiei.
nr. 4. Lista de verificare pentru verificarea ofertei dvs. comerciale
Va ajuta:
- identifica punctele slabe ale ofertei tale comerciale;
- evidențiați oferta dvs. comercială printre altele;
- obțineți o rată de conversie de până la 50% din oferta dvs. comercială.
nr. 5. Lista de verificare: aflați dacă vă confruntați cu un control fiscal
Va ajuta:
- determinați dacă compania dumneavoastră se confruntă cu o inspecție neprogramată;
- evitarea eventualelor probleme cu organele fiscale;
- protejați-vă de controalele fiscale la fața locului.
Am descoperit accidental un instrument de modelare interesant obiceiuri bune. Mai întâi vă voi spune povestea, apoi vă voi oferi instrumentul în sine.
Am intampinat aceasta problema
Am început să mă culc târziu, adesea după zori. Drept urmare, m-am trezit târziu, nu am dormit suficient și m-am simțit mai rău toată ziua. Spre seară eram foarte obosită, dar nu puteam dormi și mă uitam la telefon. A fost un cerc vicios.
Am încercat să setez alarme și mementouri
Am început cu un ceas cu alarmă obișnuit pentru seară. Semnalul însemna că era timpul să mergem la culcare. Dar ceasul deșteptător nu a ajutat. M-a prins în mijlocul a ceva și l-am oprit, mai întâi cu o ușoară iritare, apoi complet automat.
Am încercat să pun un eveniment în calendarul meu cu o notificare pe ecran, în e-mail și telefon:
Acum te oprești din ceea ce faci acolo și te culci. Altfel P*****C!
Notificările au venit la toate dispozitivele simultan și au sunat ca o salvă de armă. La început, acest lucru a făcut o impresie asupra creierului și s-a supus. Apoi, de câteva ori, salva m-a prins pe Skype, care nu a putut fi întrerupt rapid și a trebuit să ignor notificările. Notificările nu mai par obligatorii. În curând, sensul perceput s-a schimbat în „trebuie să dormi într-o oră”. Nu mai era necesară o reacție imediată la ele, așa că creierul a învățat rapid să le ignore complet. Eșec!
Era timpul să schimbăm tactica.
Am decis să adun informații
Am început o foaie de hârtie A4 cu 4 rânduri:
- M-am trezit revigorat
- M-am trezit înainte de ora 10
- Întindeți-vă până la 24 de ore
- Întindeți-vă fără paravane
Am pus această bucată de hârtie cu un stilou pe masă din baie. Dimineața, creierul a văzut o frunză și a pus automat 4 squiggles.
Nu s-a întâmplat nimic timp de câteva săptămâni, apoi a început magia.
- Am observat și am simțit legătura: „M-am culcat fără ecrane și m-am trezit odihnit”. Mi-a dat putere.
- Am înțeles legătura dintre frunză și realitate. A apărut entuziasmul gestionării valorilor numerice.
- Nu mai puteam ignora cu ușurință mementourile. Anterior, un memento ratat ar dispărea pentru totdeauna. A doua zi a sosit unul nou și la fel de repede a dispărut fără urmă. Și acum totul intră în masă. Mementourile ratate nu dispar, ci se adună.
Acest mecanism s-a dovedit a fi extrem de reușit
„Dispoziție” a devenit o măsură separată. Așa că mi-am dat seama că 15 minute de meditație pe zi îmi măresc starea de spirit în mod constant și sigur. Muzica, comunicarea cu prietenii, o motocicletă puternică și sporturile active fac și ele acest lucru. Pentru mine, aceasta nu mai este cunoaștere „de carte”, ci cunoaștere „internă”. Adică cele pe baza cărora acționez.
Apoi mecanismul s-a mutat online
Accesul online este un risc mare, deoarece frunza în sine vă atrage atenția în fiecare dimineață și trebuie să vă amintiți în mod special despre program. Aș începe să lipsesc zile și sistemul s-ar prăbuși. Așa că am înlocuit frunza cu vechiul iPad, am lăsat acolo doar 1 program și l-am pus exact în același loc. Pentru fiabilitate, am creat o sarcină zilnică „Completează o listă de verificare personală”.
Nu exista nicio aplicație specială în magazinul de aplicații, dar Google Sheets a făcut o treabă bună cu această funcție. Vezi captura de ecran de la începutul postării.
Rezultat
Au trecut 6 luni, zborul este normal. Nu mai există probleme cu somnul, aproape toți ceilalți indicatori sunt în zona verde. Starea de spirit medie a crescut de la 5-6 la 7-8. Și pentru mine acestea nu sunt doar numere!)
Iată șablonul final de tabel, îl puteți copia și adapta pentru dvs. Evidențierea este ajustată linie cu linie folosind formatarea condiționată. Dar o bucată de hârtie și un pix sunt mai cool, sincer.
În acest articol ne vom uita la un exemplu de listă de verificare. Acesta este numele pentru un mod convenabil și ușor de înțeles de a controla orice operațiune complexă sau în mai multe etape. Gama de aplicații ale listelor de verificare este atât de largă încât informațiile despre acestea vor fi utile în același timp oameni creativi, elevi și studenți, antreprenori, manageri de companii și specialiști în diverse domenii.
Chiar dacă conceptul de „listă de verificare” ți se pare necunoscut, aproape sigur l-ai întâlnit de mai multe ori. Cel mai adesea, acesta este numele dat unei liste de acțiuni secvențiale (sau pași) care trebuie luate pentru a atinge un obiectiv. Poate fi folosit și pentru a verifica dacă toate punctele sau operațiunile au fost finalizate pentru a rezolva o problemă.
Mai simplu spus, este o listă de acțiuni care trebuie efectuate una după alta pentru a ajunge la rezultatul final.
Domeniul de utilizare a unor astfel de foi este atât de larg încât putem spune cu un grad ridicat de încredere: fiecare persoană și-a făcut vreodată o „listă de sarcini” pentru sine.
Cu toate acestea, în acest articol ne vom uita la modul în care listele de verificare ajută la antreprenoriat și la organizarea muncii angajaților individuali și companiilor întregi.
O „listă de verificare” este o listă de acțiuni care trebuie efectuate una după alta pentru a obține rezultatul final.
În ce domenii sunt utilizate listele de verificare?
Beneficiile listelor de verificare pentru producție au fost deja apreciate de mulți antreprenori, manageri și angajați. Când trebuie să faceți mai multe sarcini (și în condițiile moderne acest lucru se întâmplă aproape tot timpul), o listă de activități vă ajută să monitorizați execuția tuturor operațiunilor. În acest caz, toate scopurile și obiectivele nu trebuie să fie reținute.
Cel mai adesea liste de verificareîntr-o varietate de forme pot fi găsite în:
- aviație (piloții verifică starea de pregătire a aeronavei înainte de decolare conform unei proceduri speciale);
- constructii;
- medicina (de la proceduri la operatii chirurgicale complexe);
- contabilitate si audit;
- management, inclusiv vânzări;
- educaţie.
Astfel, listele de verificare sunt utilizate în zonele în care este necesară o concentrare constantă, iar succesul întregului eveniment (și în aviație și medicină, viața oamenilor) depinde de finalizarea fiecărui element. Să ne uităm la tipurile individuale de liste de verificare.
Utilizarea listelor de verificare în anumite industrii
Originare din industria aviației, listele de verificare au depășit de mult utilizarea lor într-o singură industrie. În ciuda credinței unora că cele mai importante lucruri nu pot fi uitate, practica arată contrariul. ÎN lumea modernă Există o mulțime de distrageri, așa că, uneori, chiar și o acțiune care a fost adusă la automatizare este efectuată cu o eroare. Pentru a evita acest lucru, este înțelept să folosiți liste de verificare. Cum sunt ele utilizate în diferite domenii?
Liste de verificare pentru serviciile alimentare
În unitățile de catering, listele de verificare sunt utilizate în mod constant și nu în exemplare unice. De exemplu, o listă de verificare a deschiderii unui restaurant ajută managerii și angajații să pregătească unitatea pentru afaceri, asigurând standarde acceptate de serviciu.
Pentru fiecare tură se întocmește de obicei o foaie separată, indicând numărul, data și prenumele managerului. În acest caz lista de verificare - de fapt un document de raportare. Dacă ceva nu merge conform planului, managerul îl poate studia și poate înțelege ce greșeli a făcut managerul.
- Verificarea planului de evenimente pentru ziua respectivă (aniversari, aniversari).
- Verificarea numerarului la casa de marcat.
- Organizarea curățeniei.
- Disponibilitatea fișelor de raport în bucătărie și toaletă.
- Verificarea tuturor angajaților (întârziere, aspect etc).
- Începutul lucrărilor la bucătărie.
Desigur Această listă este aproximativă, fiecare restaurant își dezvoltă propria. Pentru fiecare post poate fi dezvoltată o procedură separată, de exemplu, o listă de verificare pentru ospătarii restaurantului, pentru lucrătorii din bucătărie etc. Astfel de documente sunt de obicei stocate pentru o perioadă scurtă de timp, nu mai mult de o lună (în cazul în care apare vreo situație problematică).
În unitățile de catering, listele de verificare sunt utilizate în mod constant și nu în exemplare unice.
Liste de verificare în industria de curățenie
În industria de curățare profesională, listele de verificare sunt, de asemenea, utilizate pe scară largă. De exemplu, o listă de verificare pentru curățare. O mostră dintr-o astfel de listă poate fi făcută în mai multe versiuni: ca plan de acţiune şi ca document de raportare. Să luăm în considerare ambele opțiuni.
Ca plan de acțiune, listele de verificare pentru curățare sunt utilizate în mod obișnuit de companiile profesionale de curățenie atunci când oferă servicii organizațiilor și clienților privați. Intrucat in acest caz vorbim de curatenie profesionala, lista de actiuni ajuta la atingerea nivelului de calitate cerut. Poate include următoarele elemente:
- Colectare praf, curatare umeda, ingrijire mobila.
- Spălarea geamurilor.
- Spălarea podelei.
Scopul acestei fișe este de a ajuta angajatul să navigheze în loc, indepliniti toate punctele si asigurati servicii de curatenie la cea mai inalta calitate posibila pentru ca clientul sa nu aiba reclamatii. La cererea clientului, alte sarcini pot fi incluse în lista de verificare.
Asemenea listele de verificare pot fi folosite ca documente de raportare, de exemplu, pentru curățarea toaletelor. Aproape toți oamenii au întâlnit astfel de foi. De obicei, stau în toaletele cafenelelor și restaurantelor. Elementele de pe astfel de liste de verificare nu conțin o listă de sarcini, ci timpul de curățare. După finalizarea curățeniei, angajatul își pune semnătura lângă fiecare articol. Un astfel de document ajută managerul unității să monitorizeze și să verifice finalizarea la timp a curățeniei.
Liste de verificare în vânzări
Toți angajații implicați în vânzări active ar trebui să folosească liste de verificare pentru a-și îmbunătăți performanța. În primul rând, sunt necesare liste de verificare pentru a organiza comunicarea cu clientul, mai ales prin telefon.
Cele mai multe apeluri „rece” se termină cu eșec, deoarece managerul nu comunică cu clientul, ci îi citește textul terminat. În plus, managerii au chiar și un șablon pentru fiecare întrebare sau „obiecție”. Acest lucru este convenabil în muncă - nu trebuie să vă gândiți și să vă compuneți răspunsul - dar în practică este absolut inutil. Clienților nu le place această abordare.
O listă de verificare poate ajuta la facilitarea comunicării mai vioaie, ceea ce crește probabilitatea unei vânzări. Lista de verificare a managerului de vânzări trebuie să includă următoarele elemente:
- Cunoştinţă.
- Scopul apelului.
- Oferi.
- Clarificarea detaliilor, dialogul cu clientul, răspunsurile la obiecții.
- Vânzare (invitație etc.).
- Despărţire.
Această opțiune este mai bună decât un algoritm de vânzări gata făcut, când managerul citește fraze șablon cu o voce monotonă. Poate fi mai dificil de lucrat în stadiile incipiente, dar în cele din urmă va fi mai eficient, deoarece este mai asemănător cu abordare individuală către client.
De asemenea, listele de verificare pot fi folosite pentru a evalua performanța nu a unui manager individual, ci a întregului departament de vânzări. În acest caz, ele conțin întrebări precum:
- Compania a dezvoltat o strategie de marketing?
- Planul de vânzări a fost comunicat angajaților?
- Au fost dezvoltați algoritmi de vânzări și liste de verificare a angajaților?
- Există o bază de date de clienți?
- Câte apeluri fac angajații pe zi?
- Câte apeluri face fiecare angajat per vânzare?
- Cât durează în medie o conversație telefonică?
- Cum este îndeplinit planul de vânzări (pe zi, pe săptămână, pe lună).
Astfel, monitorizarea constantă și implementarea metodică a tuturor punctelor vor crește eficiența fiecărui angajat, în special în domeniul vânzărilor. Este important ca liderii organizaționali să ia în serios pregătirea listelor de verificare și să insufle tuturor angajaților obiceiul de a folosi acest tip de management al timpului.
Toți angajații implicați în vânzări active ar trebui să folosească liste de verificare pentru a-și îmbunătăți performanța.
Cum îi ajută o listă de verificare pe cumpărătorii misterioși
Sarcina unui cumpărător misterios este o evaluare cuprinzătoare a muncii unui vânzător individual și a întregului magazin în ansamblu.În acest caz, nu puteți face fără o listă de verificare a parametrilor măsurați. De obicei, astfel de liste evaluează elementele pe o scară de cinci puncte sau pur și simplu „da/nu”. Lista de verificare a cumpărăturilor misterioase ar trebui să includă următoarele elemente:
- Contact cumpărător:
- vânzătorul vine primul și se prezintă;
- prietenos, politicos;
- aspect îngrijit;
- interesat, zâmbind.
- Deținerea de informații:
- identifică nevoile cumpărătorului punând întrebări, inclusiv deschise și clarificatoare;
- vorbește despre produse care interesează clientul;
- oferă analogi despre care cumpărătorul nu știe;
- cunoaște cu încredere materialul despre produse.
- Prezentarea serviciilor companiei:
- vorbește despre promoțiile și reducerile actuale;
- se oferă să participe la programe de fidelitate (emiterea unui card, primirea de bonusuri, abonarea la newsletter).
- Tratarea obiecțiilor:
- nu vorbește negativ despre opinia cumpărătorului, nu o numește eronată;
- nu argumentează deschis, oferă o alternativă;
- exprimă contraargumente argumentate.
- Finalizarea vânzării:
- rezumă dialogul;
- informează despre proprietăți suplimentare ale produsului care nu au fost discutate în conversația anterioară;
- spune procedura pentru efectuarea unei achiziții (unde este cabina de probă, unde este casa de marcat, unde este zona de livrare etc.);
- mulțumesc pentru achiziție și alegerea magazinului.
Sunt posibile atât versiuni mai simple, cât și mai complexe ale listelor de verificare pentru cumpărături misterioase. Cu toate acestea Cu cât cumpărătorul misterios oferă mai multe detalii, cu atât mai bine., prin urmare, este mai bine să dezvoltați un chestionar destul de voluminos și detaliat despre munca angajaților magazinului.
Liste de verificare în managementul personal al timpului
Listele de verificare pot fi folosite nu numai pentru a organiza munca întreprinderilor, ci și în planificarea personală. De exemplu, dacă nu este obișnuit ca o companie să folosească liste de verificare, dar un angajat vede că este nevoie de aceasta, el trebuie să creeze o astfel de listă pentru el însuși.
Acest lucru va simplifica munca curentă și vă va permite să identificați cei mai eficienți algoritmi pentru efectuarea anumitor operațiuni. Lucrul conform unei liste de verificare va scuti o parte din stresul psihologic - chiar și un proiect complex, împărțit în părți, devine mai fezabil. Iar absența riscului de a uita ceva este un bonus plăcut la planificare.
Lucrul conform unei liste de verificare va scuti o parte din stresul psihologic - chiar și un proiect complex, împărțit în părți, devine mai fezabil.
Cum să creați corect o listă de verificare
Pentru ca lista de verificare să funcționeze „cum ar trebui”, trebuie să o compuneți corect. Iată câteva recomandări:
- Lista ar trebui să fie simplă și scurtă. Nu este nevoie să compuneți un eseu detaliat, trebuie să subliniați principalul lucru și să scrieți cât mai mult posibil în cuvinte simple. Cu o privire asupra foii ar trebui să fie clar ce trebuie făcut.
- Punctele trebuie să fie consecvente și interconectate. Amintiți-vă, acesta este un algoritm pentru atingerea unui singur obiectiv. Lista de verificare presupune o abordare pas cu pas a sarcinii. Adică, treceți la al doilea punct numai după finalizarea primului.
- Faceți modificări. Înregistrați toate modificările, modificările și îmbunătățirile în lista de verificare.
- Dacă creați o listă de verificare personală, faceți-o convenabilă pentru dvs. personal. Folosiți evidențierea, cursivele și majusculele. În acest fel, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la cât de clară este foaia pentru alte persoane.
- Lista de verificare ar trebui să încapă pe 1 coală dacă o faceți pe hârtie sau se potrivește cu dimensiunea ecranului computerului sau al telefonului dvs. fără a derula dacă preferați versiunea electronică. Optimal - 5-7 puncte.
Unde să păstrați lista de verificare
În funcție de scopul listelor de verificare, pot exista mai multe opțiuni pentru stocarea acestora:
- Listele de verificare personale sunt stocate în planificatoare, telefoane și computere. Cele mai simple liste de verificare „ce să nu uitați când plecați de acasă” sunt potrivite pentru a le plasa la ușa din față.
- Lista de lucru și listele oficiale ale angajaților ar trebui să fie vizibile la locul de muncă sau în format electronic pe desktopul computerului.
- Listele de verificare colective ar trebui să fie postate în locuri unde sunt accesibile tuturor angajaților implicați în implementarea lor.
Concluzie
O listă de verificare este o opțiune excelentă pentru planificarea lucrărilor și creșterea eficienței acesteia. Astfel de liste de verificare și-au găsit aplicație practic în toate domeniile de activitate: de la aviație și medicină până la catering și curățare profesională. Un algoritm bine conceput vă va ajuta să abordați fără teamă chiar și cele mai serioase și cu mai multe etape sarcini.